Dąbrowa Górnicza: Rozporządzenie prezydenta w sprawie przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków

ZASADY przyjmowania, ewidencjonowania oraz załatwiania skarg i wniosków

I. Przyjmowanie skarg i wniosków.

1. Prezydent Miasta i Zastępcy Prezydenta Miasta przyjmują skargi i wnioski w wyznaczonych terminach.

2. (skreślony)

3. (skreślony)

4. Naczelnicy Wydziałów, kierownicy biur, pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach przyjmują skargi i wnioski w godzinach urzędowania.

5. Do wszystkich skarg i wniosków wnoszonych w ramach przyjęć skarg i wniosków, sporządzany jest protokół w/g wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. Protokół podpisują: wnoszący skargę lub wniosek, przyjmujący zgłoszenie oraz sporządzający protokół. Przed podpisaniem protokół powinien być odczytany skarżącemu lub wnioskodawcy. Odmowę lub brak podpisu należy odnotować w protokole. Dokonane skreślenia i poprawki powinny być stwierdzone
w protokole przed jego podpisaniem. Na wniosek wnoszącego przyjmujący skargę lub wniosek, obowiązany jest potwierdzić na piśmie złożenie skargi lub wniosku. Wnoszący skargę lub wniosek może zastrzec nieujawnianie swego nazwiska i adresu.

6. Skargi i wnioski wnoszone do Przewodniczącego Rady Miejskiej, dotyczące działalności Urzędu przekazywane są według właściwości Prezydentowi Miasta.

7. Skargi wpływające do Przewodniczącego Rady Miejskiej, dotyczące zadań lub działalności Prezydenta Miasta, kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz powiatowych służb, inspekcji i straży podlegają rozpatrzeniu przez Radę Miejską.

8. Informacja o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków znajduje się w widocznym miejscu w Urzędzie Miejskim.

9. Kierownicy jednostek organizacyjnych miasta oraz powiatowych służb, inspekcji i straży przyjmują skargi i wnioski w ustalonych przez siebie dniach i godzinach, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny odbywać się w ustalonym dniu po godzinach pracy. Informacja o dniach i godzinach powinna być wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie jednostki organizacyjnej.

II. Rejestrowanie skarg i wniosków.

1. W rejestrze centralnym skarg i wniosków prowadzonym przez Wydział Administracyjny – Referat Organizacyjny , ewidencjonowane są wszystkie sprawy wpływające do Urzędu Miejskiego noszące znamiona skarg i wniosków.

2. Kwalifikacji korespondencji wpływającej do Urzędu i typowania spośród niej pism o charakterze skarg i wniosków w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego, dokonuje Sekretarz Miasta oraz Prezydent Miasta i Zastępcy Prezydenta Miasta dyżurujący w ramach przyjęć skarg i wniosków.
Po dokonaniu stosownych dekretacji, w przypadku zakwalifikowania ich jako skargi lub wnioski kierują je do Referatu Organizacyjnego , celem zaewidencjonowanie w rejestrze centralnym.

3. Pracownik prowadzący rejestr centralny po zarejestrowaniu skargi, nadaniu numeru i określeniu terminu załatwienia – przekazuje ją do merytorycznego załatwienia.

4. Obowiązek niezwłocznego przekazania do zarejestrowania w Referacie Organizacyjnym skarg
i wniosków, które wpłynęły bezpośrednio do komórek organizacyjnych Urzędu, w tym odebranych
z sekretariatu Prezydenta Miasta i Zastępców Prezydenta Miasta spoczywa na naczelnikach wydziałów/kierownikach biur/pracownikach zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach. Skarga przekazana do rejestracji winna zawierać adnotację „rejestr skarg i wniosków” dokonaną przez kierowników w/w komórek organizacyjnych Urzędu.

4.1. Kierownik Biura Rady Miejskiej przekazuje do rejestracji skargi i wnioski, które wpłynęły
do Przewodniczącego Rady Miejskiej.

4.2. Skargi, które wpłynęły do Prezydenta Miasta, a podlegają rozpatrzeniu przez Radę Miejską,
są po dokonaniu odpowiednich dekretacji i zarejestrowaniu w Centralnym Rejestrze Skarg
i Wniosków, przekazywane przez właściwą komórkę organizacyjną Urzędu Miejskiego do Rady Miejskiej. Komórka ta jest odpowiedzialna za przedłożenie do Rady Miejskiej – w terminie 14 dni od daty wpływu skargi – stanowiska Prezydenta Miasta w sprawie skargi wraz z kompleksową oceną/opinią prawną decyzji podejmowanej w przedmiocie skargi.

5. Naczelnicy Wydziałów, kierownicy biur, pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach zobowiązani są do prowadzenia wydziałowego rejestru skarg i wniosków według wzoru /załącznik
nr 3/ i zgodnie z numeracją nadaną w rejestrze centralnym.

6. W przypadku gdy skarga lub wniosek dotyczy rzeczowego zakresu działania kilku wydziałów, Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta ustala jednostkę wiodącą odpowiedzialną za załatwienie
i terminowe udzielenie odpowiedzi.
Skarga w której połączono różne sprawy, powinna być rozpatrzona zgodnie z jej treścią przez właściwe organy i wymaga nadania im osobnego biegu. Skarżącego należy powiadomić o osobnym rozpatrywaniu różnych zarzutów skargi.

7. (skreślony)

8. Rejestrem centralnym nie są objęte skargi:
- na decyzję ostateczną, które w zależności od ich treści uważa się za żądanie wznowienia postępowania, żądanie stwierdzenia nieważności decyzji, jej uchylenia lub zmiany z urzędu,
- podlegające rozstrzygnięciu przez Naczelny Sąd Administracyjny,
- których kopie skierowano do Urzędu Miejskiego, a adresatami były inne instytucje,
- (skreślony)
- nie zawierające imienia i nazwiska – podlegają one rozpatrzeniu tylko wówczas, gdy uzasadnia to interes społeczny.

9. W sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne skarga złożona przez stronę podlega rozpatrzeniu w toku postępowania, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.

10. Skargi i wnioski wpływające do miejskich jednostek organizacyjnych oraz powiatowych służb, inspekcji i straży rejestrowane są w rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez te jednostki, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 /z zastosowaniem art. 229 pkt 3 i 4 Kpa/.

III. Załatwianie skarg i wniosków.

1. Zgłoszone skargi i wnioski, należy traktować jako bardzo pilne i terminowe i załatwiać je bez zbędnej zwłoki.
Skargi i wnioski wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, powinny być załatwione najpóźniej w terminie 1 miesiąca od daty otrzymania.
W razie niezałatwienia skargi/wniosku w ustawowym terminie należy zawiadomić stronę podając przyczyny zwłoki i określić nowy termin załatwienia sprawy.
Skargi i wnioski posłów, senatorów i radnych powinny być rozpatrzone najpóźniej w ciągu 14 dni.

2. Najpóźniej w dniu w którym upływa termin załatwienia skargi/wniosku dana komórka organizacyjna Urzędu składa w Wydziale Administracyjnym – Referat Organizacyjny, kopię odpowiedzi udzielonej skarżącemu, opatrzoną pieczęcią wysyłkową kancelarii.

3. Kopie odpowiedzi, po dokonaniu odpowiednich adnotacji w rejestrze centralnym przechowywane są
w Wydziale Administracyjnym – Referat Organizacyjny w/g kolejności wynikającej z rejestru.

4. Dokumentacja załatwionych skarg i wniosków przechowywana jest w jednostkach, które prowadziły postępowanie wyjaśniające. Dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwienia poszczególnych skarg i wniosków.

5. Pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie skarg i wniosków zobowiązani są
do przestrzegania następujących zasad:
- przeprowadzenia wszechstronnego postępowania wyjaśniającego dla ustalenia pełnego stanu faktycznego i prawnego sprawy,
- udzielenia w pełni wyczerpujących odpowiedzi na wszystkie zarzuty skargi wraz z pełnym uzasadnieniem rozstrzygnięcia,
- terminowego, starannego i wnikliwego załatwienia skarg, polegającego na rozpatrzeniu wszystkich okoliczności sprawy,
- przestrzegania zasady wyczerpującego i wszechstronnego uzasadnienia odpowiedzi negatywnych.

IV. Nadzór i kontrola.

Nadzór i kontrolę nad załatwianiem skarg i wniosków przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu sprawuje Wydział Administracyjny – Referat Organizacyjny.